Królestwo genealogów

Za kulisami kaliskiego archiwum

Czym jest mikrofilm? Po co wypełnia się zgłoszenie użytkownika materiałów archiwalnych? Jak długo oczekuje się na zamówione dokumenty? Wyjaśniamy, w jaki sposób korzystać z zasobów Archiwum Państwowego

Gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie i konserwacja to nie jedyne zadania Archiwum Państwowego. Należy do nich także udostępnianie materiałów archiwalnych w pracowni naukowej. Pieczę nad pracownią sprawuje od dwunastu lat Edyta Pietrzak (na zdj.), kustosz AP.
Z materiałów archiwalnych znajdujących się w Archiwum Państwowym skorzystać może każdy. Materiały udostępnia się po upływie 30 lat od ich wytworzenia, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli oraz tajemnic ustawowo chronionych. Dlaczego dopiero po 30 latach? – Okres ten określa Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Do archiwów przejmowane są akta po upływie 25 lat od ich wytworzenia, następnie w archiwum akta są opracowywane w ramach zespołów archiwalnych i nadawane są im sygnatury (numery). Dopiero zewidencjonowane archiwalia mogą być udostępnione w pracowni naukowej – wyjaśnia Edyta Pietrzak.
Nieco inaczej wygląda sprawa akt, które nie mają jeszcze 30 lat. Na mocy Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 2000 r., które określa tryb wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych, archiwalia te mogą być udostępnione przed upływem 30 lat osobom w przypadkach uzasadnionych potrzebami nauki i kultury. Na potrzeby nauki i kultury można ponadto udostępnić akta powstałe do końca 1989 r. w związku  z działalnością partii i organizacji politycznych. W obu przypadkach udostępnianie akt jest możliwe, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.
– Sprawy udostępniania zbiorów również określone zostały Zarządzeniem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 2000 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych – dodaje kustosz Archiwum Państwowego.

Jak korzystać?
„Klient” archiwum musi wypełnić specjalne zgłoszenie użytkownika zasobów archiwalnych, które otrzyma w pracowni naukowej (pierwsze piętro). W zgłoszeniu należy podać swoje dane personalne oraz wyjaśnić na piśmie, do jakich celów materiały archiwalne są potrzebne. – Bardzo dużo osób prowadzi badania genealogiczne i poszukuje własnych korzeni. Te osoby zobowiązane są dodatkowo wpisać stopień pokrewieństwa z osobą, której dane są poszukiwane – uzupełnia Edyta Pietrzak.
W dokumentach znajdują się dane osobowe, w związku z czym niezbędne jest podpisanie oświadczenia, że informacje o osobach, zawarte w udostępnionych materiałach użytkownik wykorzysta zgodnie z celem wskazanym w zgłoszeniu, w sposób nienaruszający prawnej ochrony dóbr osobistych lub danych osobowych.
Wypełnione zgłoszenie trafia do akceptacji dyrektora archiwum albo osoby upoważnionej. Jeżeli taka zgoda zostaje wydana, wówczas klient wypełnia rewers. Na zamówienie, które można składać codziennie od poniedziałku do piątku w g. od  8 do 14.30, czeka się od 15 do 30 minut.
Jednorazowo można zamówić do 10 jednostek, czyli teczek. Materiały można skanować lub robić kserograficzne odbitki. Dokumentów nie wypożycza się „do domu”, ale jeśli klient nie zdążył skorzystać z archiwaliów, może je zostawić do dwóch tygodni w pracowni, w specjalnie do tego stworzonym depozycie materiałów.
Oczywiście w wyszukiwaniu dokumentów pomagają pracownicy archiwum oraz specjalne przewodniki po zasobie archiwum, inwentarze i indeksy. W kaliskim archiwum stworzono ponadto bazę danych o nazwie EWA, która służy zarówno pracownikom placówki, jak i osobom odwiedzającym archiwum. (AO)

Więcej w Życiu Kalisza