Ponad 2,5 km akt wciąż rośnie

Za kulisami kaliskiego archiwum (1)

– Cenne są tzw. spuścizny, czyli większe zbiory dokumentów dotyczące nieżyjących osób prywatnych, które odgrywały mniejszą lub większą rolę w historii regionu. Jeżeli ktoś znajdzie czy posiada jakiś cenny dokument, chętnie go przyjmiemy, chyba że okaże się, że już go mamy – zachęca do przekazywania dokumentów archiwalnych kaliskiemu archiwum Grzegorz Waliś (na zdj.), kierownik Oddziału Materiałów Archiwalnych Archiwum Państwowego

Gromadzenie materiałów archiwalnych (czyli dokumentów o wartości historycznej) należy do podstawowych zadań kaliskiego Archiwum Państwowego. Trzeba podkreślić, że nie w każdej instytucji powstają materiały archiwalne, a nawet w tej, w której powstają, stanowią 10-20 proc. wszystkich wytwarzanych dokumentów. Pozostałe to materiały niearchiwalne, czyli takie, które po ustalonym przepisami prawa okresie przechowywania mogą (choć nie muszą) zostać zniszczone.
Jeżeli pracownicy placówki przyjmują materiały historyczne, muszą zostać one dokładnie zewidencjonowane. Zajmuje się tym specjalny program pn. SEZAM (System Ewidencji Zasobu Archiwalnego), w którym odnotowane są podstawowe informacje o zespołach akt (liczba teczek, daty skrajne wytworzonych dokumentów, zawartość, dostępne środki ewidencyjne). Baza programu jest raz do roku scalana w Warszawie i umieszczana w Internecie. Dokładniejsze dane zawierają spisy akt lub inwentarze, które opisują już pojedyncze teczki. Część pomocy archiwalnych dostępna jest w Internecie, a pozostałe w komputerze lub na wydrukach w pracowni naukowej Archiwum.
Gromadzeniem i ewidencjonowaniem zbiorów w kaliskim Archiwum zajmuje się Grzegorz Waliś, kierownik Oddziału Materiałów Archiwalnych Archiwum Państwowego. – Jeżeli przejmujemy jakieś akta, tworzą one tzw. zespół. Każdy wprowadzany do komputera zespół otrzymuje swój numer. W tej chwili mamy 1.327 zespołów, a jednostek (prościej mówiąc – teczek) archiwalnych – 189.697, obejmują one 2.578,87 m bieżącego. Największy zespół stanowią akta gruntowe sądów w Kępnie, jest to 14.751 jednostek archiwalnych, czyli 178 m bieżących. Dla porównania podam, że w całej Polsce w Archiwum Państwowym jest obecnie 260 km akt. W skali kraju kaliskie archiwum jest zatem jednym z mniejszych – informuje Grzegorz Waliś.
Zdecydowana większość akt zgromadzonych w Archiwum została wytworzona przez organa administracji ogólnej – państwowej i samorządowej, następnie partie polityczne i ruchy społeczne, instytucje wymiaru sprawiedliwości i urzędy stanu cywilnego. Pozostała dokumentacja to spuścizna aktowa organów administracji specjalnej, spółdzielni, związków zawodowych, instytucji finansowych, gospodarczych, oświatowych i kultury; niewielka część zasobu to zbiory i spuścizny osób prywatnych. Większość archiwaliów pochodzi z XIX i XX w. Specyfiką kaliskiego Archiwum jest to, że działając na terenie dwóch b. zaborów – pruskiego i rosyjskiego, przechowuje akta wytworzone przez dwa różne systemy kancelaryjne, pisane w dwóch różnych językach (niemieckim i rosyjskim).
Obecnie pracownicy placówki czekają na przekazanie do archiwum akt sądowych z Jarocina i Ostrowa. – Sądy dostały zastrzyk gotówki i porządkują na gwałt swoje archiwa. Co ciekawe, nie posiadają one własnych archiwistów, tylko wynajmują do tego celu zewnętrzne firmy. Archiwiści na etacie pracują jedynie w Sądzie Rejonowym i Okręgowym w Kaliszu i (od niedawna) w Ostrowie Wielkopolskim.
Warto zaznaczyć, że archiwa państwowe zajmują się tylko kształtowaniem i kontrolą państwowego zasobu archiwalnego (wytwarzanego przez państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne), a w działalność prywatnych zakładów nie mają prawa ingerować. Wynika to z przestarzałej ustawy archiwalnej z 1983 r. Powoduje to dwojakie konsekwencje: po pierwsze o tym, czy dany prywatny zakład wytwarza materiały archiwalne decyduje właściciel firmy, po drugie archiwa państwowe mają kłopoty z ich przejęciem w chwili likwidacji firmy. Ustawa archiwalna bowiem, stanowiąca, że materiały archiwalne są niezbywalne, koliduje z przepisami o działalności gospodarczej, które zakładają, że sprzedaży podlega również dokumentacja zakładu.

Nierozwiązana
sprawa Helleny
Dobrym przykładem jest likwidacja Helleny. – W kaliskiej Hellenie do materiałów archiwalnych zaliczano jedynie sprawozdania finansowe roczne, tak jak mówi ustawa o rachunkowości. Natomiast według właścicieli Helleny pozostała dokumentacja firmy nie miała wartości historycznej. My, jako archiwiści, nie zgadzamy się z tym – dodaje Waliś. Pracownicy kaliskiego archiwum wystąpili zatem do likwidatora o przekazanie materiałów archiwalnych tam, gdzie ich miejsce, czyli do archiwum. Oficjalne pismo, w którym pracownicy placówki proszą o przekazanie archiwaliów, spłynęło już do likwidatora Helleny. Na razie bez odpowiedzi. – Z tego, co mi wiadomo, część dokumentacji Helleny przejął nowy właściciel, czyli Kaliszanka. Obecnie dokumenty są zabezpieczone.

Archiwalia na Allegro
Pracownicy placówki przypominają, że chętnie przyjmą (bezpłatnie jak i odpłatnie) materiały archiwalne od osób prywatnych. Mile widziane są m.in. zdjęcia, druki ulotne itp. – Ostatnio ktoś zaproponował nam kupno aktu notarialnego z 1864 r., ale okazało się, że jest to wypis z aktu notarialnego, a my posiadamy w naszych zbiorach oryginał. Nie byliśmy zatem zainteresowani, staramy się nie powielać zbiorów – dodaje Waliś.
Dla archiwistów cenne są także tzw. spuścizny, czyli zbiory dotyczące nieżyjących osób prywatnych, odgrywających mniejszą lub większą rolę w historii Polski czy regionu. Kilkanaście miesięcy temu Archiwum otrzymało słynną już „skrzynię solidarnościową”, a także to, co ocalało po kaliskiej cenzurze.
Materiały można przekazać także odpłatnie. Jak są wówczas wyceniane? – To jest wolny rynek. Konsultujemy się z innymi archiwami bądź antykwariatami. Coraz częściej sprawdzamy ceny materiałów archiwalnych na Allegro. Ostatnio widziałem na tym portalu księgę hipoteczną z Łodzi. To druk urzędowy, który w ogóle nie powinien wypłynąć poza sąd. W tym przypadku to archiwa mają prawo jego pierwokupu.
Autentyczności przekazanych dokumentów pracownicy placówki nie sprawdzają. – My nie jesteśmy od tego, by sprawdzać autentyczność dokumentu. Od tego jest sąd. My przyjmujemy to, co przekazują nam ludzie i urzędy. Wydajemy uwierzytelnione wypisy, odpisy, kopie i kserokopie dokumentów. Zaświadczamy, że dany dokument jest w naszych zbiorach – mówi Grzegorz Waliś.
Archiwiści zapraszają do placówki, która czynna jest codziennie od poniedziałku do piątku od 7.30 do 15.30.