Elektroniczny rejestr aktów urodzeń, małżeństw i zgonów

1 marca 2015 roku weszła w życie nowa ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego. Wprowadziła ona szereg udogodnień, w tym także możliwość rejestracji aktu stanu cywilnego w systemie teleinformatycznym, dzięki któremu obywatel może uzyskać odpisy aktów z urzędów stanu cywilnego w dowolnym urzędzie na terenie całej Polski.

Jednocześnie 1 marca ruszył także nowy system informatyczny – System Rejestrów Państwowych (SRP). Połączył on najważniejsze rejestry państwowe, takie jak: rejestry PESEL, dowodów osobistych i aktów stanu cywilnego.   Dotychczasowe uregulowania Do tej pory urzędy miały dostęp do informacji dotyczących tylko mieszkańców swojej gminy, dlatego też mieszkańcy mogli uzyskać odpisy aktu urodzenia lub wyrobić dowód osobisty jedynie w urzędzie właściwym, w miejscu zameldowania. Nie istniała bowiem jedna, wspólna dla całego kraju baza umożliwiająca załatwianie takich spraw w innych urzędach. Na przeszkodzie stał także sposób prowadzenia rejestrów – przed 1946 r. rejestracji urodzeń, ślubów i zgonów dokonywano w wyznaniowych księgach metrykalnych, a po 1946 r. rozpoczęto papierową, tzw. „świecką” rejestrację aktów stanu cywilnego (gdzie dokumenty przechowywano w papierowych księgach).    Elektroniczna baza Zgodnie z postanowieniami nowej ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego stworzono ogólnopolską elektroniczną bazę, do której wprowadzane będą wszystkie akty stanu cywilnego. Ustawa wprowadza bowiem system elektronicznej rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów w jednym, centralnym Rejestrze Stanu Cywilnego, który zastąpi prowadzone wcześniej papierowe księgi stanu cywilnego.   Odpis w dowolnym urzędzie  Konsekwencją zmian jest np. to, że zupełny i skrócony odpis aktu stanu cywilnego, zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych, zaświadczenie o stanie cywilnym, zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa do konkordatowej formy zawarcia związku małżeńskiego, zaświadczenia stwierdzające, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo, możemy odebrać w dowolnym urzędzie stanu cywilnego na terenie całego kraju. Wszystkie urzędy mają bowiem  natychmiastowy dostęp do ogólnopolskiego systemu z bazą danych, na postawie których urzędnik w dowolnej gminie wyda nam stosowny dokument (jeśli dane zostały już wprowadzone do e-rejestru).  Może się zdarzyć, że dany akt stanu cywilnego nie będzie jeszcze wprowadzony do Rejestru Stanu Cywilnego – w takiej sytuacji wydanie odpisu aktu stanu cywilnego lub zaświadczenia zostanie zrealizowane w terminie 7 dni roboczych (jeżeli wniosek o wydanie dokumentu złożono do urzędu przechowującego księgę, w której znajduje się akt) lub w ciągu 10 dni roboczych (jeśli wniosek skierowano do innego urzędu).   Rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów W urzędzie właściwym dla miejsca zdarzenia nadal należy rejestrować urodzenia, małżeństwa oraz zgony. W dowolnym urzędzie stanu cywilnego można rejestrować jedynie urodzenia i zgony, które nastąpiły poza granicami Polski i nie zostały tam zarejestrowane. Podobnie jeśli chodzi o złożenie wniosku o transkrypcję zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub o odtworzenie treści zagranicznego lub krajowego dokumentu stanu cywilnego. Oświadczenia o uznaniu ojcostwa, o zmianie imienia lub imion dziecka, o nazwisku dziecka małżonków i oświadczenia o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa (po rozwodzie) również możemy złożyć w dowolnie wybranym urzędzie. W szczególnie uzasadnionych okolicznościach ustawa dopuszcza możliwość dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego poza siedzibą urzędu (w miejscu pobytu danej osoby), gdy osobiste przybycie osoby do organu nie jest możliwe.     Dokumenty w formie elektronicznej Nowością jest także to, że na wniosek obywatela wybrane dokumenty  (np. odpisy aktów stanu cywilnego, zaświadczenia o stanie cywilnym, zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby) można uzyskać w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Celem takich rozwiązań jest uniknięcie obiegu papierowych dokumentów i przyspieszenie całego procesu wydawania zaświadczeń i odpisów.    Joanna Suszyńska,  radca prawny kancelariasuszynska.pl