Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Zbliżający się okres wakacyjny to czas wzmożonej pracy inspektorów pracy.
Będąc właścicielem firmy musimy liczyć się zatem z tym, że w każdej chwili możemy zostać poddani kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Należy więc odpowiednio wcześniej wszystkiego dopilnować, by nie narażać się na nieprzyjemności.

Co podlega kontroli?
Zadaniem pracownika PIP jest ustalenie i udokumentowanie, czy w przedsiębiorstwie przestrzegane są przepisy prawa pracy, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto PIP bada stan przestrzegania przepisów o legalności zatrudnienia.

Kogo, gdzie i kiedy można skontrolować?
Kontroli mogą zostać poddani wszyscy pracodawcy, a także inni przedsiębiorcy niebędący pracodawcami, na rzecz których osoby fizyczną wykonują daną pracę bez względu na podstawę jej świadczenia (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło).
Najczęściej dokonuje się jej w siedzibie podmiotu, który jest kontrolowany, oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań bądź przechowywania dokumentów, zarówno finansowych, jak i kadrowych. Poszczególne czynności mogą być także przeprowadzane w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP. Istotne jest też to, że kontrola PIP może zostać przeprowadzona w każdej chwili (o każdej porze dnia i nocy), a inspektorzy wcale nie muszą uprzedzać pracodawcy o tym, że zamierzają podjąć działania kontrolne.

Zażądaj okazania
dokumentów!
Choć inspektor pracy może przeprowadzić kontrole bez zapowiedzi, to wymagajmy tego, by przestrzegał naszych praw, nie nadużywając przy tym swoich uprawnień i stosując się do ustalonych zasad kontroli. Rozpoczęcie działań powinien on jasno zakomunikować przedsiębiorcy, okazując jednocześnie swoją legitymację służbową wraz z upoważnieniem wskazującym podstawę prawną do dokonywania czynności kontrolnych. Działanie bez wymaganego upoważnienia możliwe jest wyłącznie wtedy, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie zagrożenia życia lub zdrowia pracowników. W takiej sytuacji inspektor powinien najpóźniej w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia kontroli dostarczyć stosowne upoważnienie. Warto wspomnieć, że w przypadku, gdy kontynuowaniem czynności zajmie się inny inspektor (niż wskazany w upoważnieniu), musi on przedstawić nam nowy dokument, na podstawie którego będzie sprawdzał, czy w firmie nie dochodzi do żadnych nieprawidłowości w zakresie przestrzegania praw pracowników.

Twoje obowiązki
Ustawodawca zobowiązuje pracodawcę do współdziałania z PIP, w celu szybkiego i sprawnego dokonania kontroli. Należy zapewnić m.in. odpowiednie warunki i środki do jej przeprowadzenia oraz bez zbędnej zwłoki udostępniać żądane informacje, dokumenty i materiały, a także udostępnić osobie kontrolującej odpowiednie urządzenia techniczne. Ponadto musimy zapewnić jej dostęp do wszystkich pomieszczeń w firmie oraz wskazać osobę, która w razie naszej nieobecności będzie reprezentowała firmę. Pamiętajmy, że inspektor może przesłuchiwać pracowników (byłych i obecnych), współpracowników oraz osoby zatrudnione na mocy umów cywilnoprawnych.

Co musimy pokazać?
W trakcie wykonywania swoich czynności inspektor może zażądać przedstawienia mu (w zależności od zakresu kontroli) m.in. umów o pracę, akt osobowych pracowników, akt wewnątrzzakładowych (układów zbiorowych pracy, regulaminu wynagradzania, regulaminu pracy), ewidencji i harmonogramów czasu pracy, druków delegacji, oceny ryzyka stanowisk pracy, planu urlopów i wniosków urlopowych, rejestru wypadków przy pracy, zaświadczeń lekarskich pracowników oraz zaświadczeń odbycia przez nich szkoleń bhp. Jeżeli firma zawarła pisemną umowę współpracy z przychodnią medycyny pracy, to także możemy zostać poproszeni o jej okazanie.

Co nam grozi?
Jeżeli kontrola PIP nie wykaże żadnych uchybień, to kończy się ją sporządzeniem notatki urzędowej z przeprowadzonych czynności wraz z krótkim opisem stwierdzonego stanu faktycznego. Jeśli jednak ujawnione zostaną pewne nieprawidłowości, to ustalenia utrwala się w formie protokołu, a inspektor może wydać decyzję, zastosować wystąpienie, skierować powództwo lub nałożyć na pracodawcę karę grzywny. Dodatkowo, musi zawiadomić właściwy organ (ZUS, urząd kontroli skarbowej, Policję, Straż Graniczną) o naruszeniu przepisów prawa w naszym przedsiębiorstwie.

Joanna Suszyńska, aplikantka radcowska