Monitoring służbowej poczty mailowej

Kontrolę nad czynnościami wykonywanymi przez pracownika w ramach zawartej umowy o pracę sprawuje pracodawca. Jednym ze sposobów monitoringu efektywnego wykorzystywania czasu pracy jest przegląd służbowej poczty elektronicznej. Zabieg ten nie może jednak naruszać dóbr osobistych, do których należy m.in. tajemnica korespondencji.
W jaki zatem sposób szef może skontrolować zawartość poczty elektronicznej, nie naruszając przy tym naszych praw ?

Ochrona praw pracownika
Ustawodawca, chcąc uchronić osobę zatrudnioną, zobowiązuje pracodawcę do poszanowania jej godności i innych dóbr osobistych. Obowiązek ten ciąży na przełożonym także wtedy, gdy pracownik nie ma nic przeciwko nieprawidłowemu zachowaniu szefa i godzi się na złe traktowanie. Jednym z najważniejszych dóbr osobistych chronionych w ten sposób jest prawo do prywatności, które ściśle wiąże się z tajemnicą korespondencji wysyłanej i odbieranej z prywatnej skrzynki mailowej. Często zdarza się jednak, że w celu prowadzenia prywatnej korespondencji pracownik używa służbowego maila i w ten sposób naraża się na niemiłe konsekwencje w razie ewentualnej kontroli.

Służbowa skrzynka mailowa
Aby bezprawnie nie naruszać sfery prywatnej pracowników, należy ustalić jasne zasady korzystania z firmowej poczty e-mail oraz monitoringu wszystkich wiadomości, które zostały z niej wysłane lub odebrane. Trzeba pamiętać więc o tym, by pracodawca, chcąc nadzorować pocztę elektroniczną osób zatrudnionych,  poinformował je o tym (najlepiej już w umowie o pracę, regulaminie pracy czy też układzie zbiorowym pracy). Ponadto powinien też określić, czy w zakładzie pracy stosowane są zasady pomiaru efektywności pracy pracownika oraz wskazać, czy dozwolone jest korzystanie z poczty służbowej do celów prywatnych. 
Kolejną kwestią jest komputer firmowy, będący narzędziem pracy. Powinien on być wykorzystywany bowiem tylko i wyłącznie do wykonywania obowiązków, które wynikają z zawartej umowy o pracę. Warto wspomnieć, iż sprzęt ten jest własnością pracodawcy, który może kontrolować także całą zawartość dysku. Inaczej jest w sytuacji, gdy do wykonywania pracy zatrudniony korzysta z własnego komputera. Wtedy też nie jest możliwe monitorowanie zawartości używanego sprzętu, a jedynie  zastosowanie narzędzi technicznych, zapewniających pracodawcy dostęp do korespondencji służbowej.

Prywatna skrzynka e-mail
Prawo do zachowania tajemnicy korespondencji może kolidować jednak z interesami i obawami pracodawcy, co do korzystania z prywatnej skrzynki mailowej w czasie pracy. W tym zakresie ma ono jednak wartość nadrzędną nad innymi względami pracodawcy, a co za tym idzie – nie można nadzorować  poczty pracownika wysyłanej i odbieranej z jego prywatnego maila, nawet jeśli pracownik używa go w trakcie czasu pracy i bez zgody pracodawcy.  Co prawda przełożony ma prawo sprawdzać, czy treść wysyłanej korespondencji służbowej nie narusza tajemnicy handlowej, jednakże żadna z wiadomości, którą oznaczono jako prywatną, nie może interesować pracodawcy.
A co w sytuacji, gdy szef podejrzewa, że podwładny naruszył prawo, a dowody to potwierdzające znajdują się na jego prywatnej poczcie elektronicznej? W takim przypadku przełożony także nie może naruszyć sfery osobistej pracownika. Zabezpieczenie dowodów naruszenia prawa możliwe będzie wówczas tylko podczas przeprowadzania odpowiedniego postępowania sądowego.

Sankcje za naruszenia
Jeśli zdarzy się, że pracodawca zapozna się z treścią prywatnej wiadomości podwładnego, to nie może jej w żaden sposób wykorzystywać ani przekazywać jej innym osobom. Naruszenie omawianej tajemnicy korespondencji pociąga za sobą odpowiedzialność karną – pracodawcy grozi kara grzywny, ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności. Ponadto osobie, której dobra osobiste zostały naruszone, przysługuje prawo żądania naprawienia szkody wyrządzonej naruszeniem oraz prawo do otrzymania stosownego zadośćuczynienia.
Przełożony naraża się na sankcje także w sytuacji, gdy nie poinformuje swoich pracowników o stosowanych w zakładzie pracy metodach nadzoru. Właśnie dlatego, w celu uniknięcia nieporozumień i roszczeń, należy uprzedzać pracowników o możliwości kontroli.

Joanna Suszyńska, aplikantka radcowska