Zmiana terminu urlopu wypoczynkowego

Sezon urlopowy trwa. Większość z nas zaplanowała już swoje wakacje i odpowiednio wcześniej ustaliła z pracodawcą termin swojego wypoczynku. Może się jednak zdarzyć, że z jakichś nieprzewidzianych powodów będziemy chcieli ten termin przesunąć.  Sprawdźmy więc, czy takie zmiany są możliwe, z jakich powodów i czy pracodawca musi się na to zgodzić.

Obowiązkowe przesunięcie urlopu
Ustawodawca przewiduje cztery okoliczności usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy, które powodują automatyczne przesunięcie terminu urlopu. Mowa tu o chorobie, odosobnieniu związanego z chorobą zakaźną, powołaniu na ćwiczenia wojskowe lub szkolenie wojskowe do 3 miesięcy oraz o urlopie macierzyńskim. W takich przypadkach pracodawca jest zobowiązany zmienić termin urlopu wypoczynkowego pracownika na inny. Zaistnienie chociażby jednej z wymienionych sytuacji powoduje obowiązek przesunięcia daty urlopu.

Możesz wnioskować o zmianę terminu!
W innych okolicznościach, zgodnie z uregulowaniami kodeksu pracy, pracownik w uzasadnionym przypadku może złożyć wniosek o przesunięcie urlopu. Musimy jednak pamiętać o tym, że nie obliguje to pracodawcy do jego uwzględnienia, jeśli nie zachodzą wymienione wcześniej sytuacje. Wniosek może dotyczyć zarówno całego urlopu, jak i jego części. Jeżeli ubiegamy się o przesunięcie tylko części, to traktowane będzie to jako jednoczesna prośba o jego podział na dwie części. Należy wtedy pamiętać także o tym, że w przypadku wykorzystywania przysługującego urlopu w częściach, co najmniej jedna z nich powinna obejmować 14 następujących po sobie dni kalendarzowych.
Aby dochować warunków formalnych, we wniosku powinniśmy podać pierwotnie ustalony termin urlopu, propozycję nowego terminu, na który chcemy przesunąć swój wypoczynek, oraz wskazać ważną przyczynę uzasadniającą naszą prośbę. 

Ważna przyczyna
Zmiana terminu wykorzystania urlopu na wniosek pracownika może nastąpić tylko wyjątkowo, dlatego też w naszym interesie jest odpowiednie uargumentowanie złożonego wniosku. Ocena, czy przyczyny podane przez pracownika są ważne, należy bowiem do pracodawcy, który może, ale nie musi wyrazić zgody na takie modyfikacje w planie urlopów. Do tzw. ważnych przyczyn zaliczyć możemy np. odwołanie zakupionych wczasów przez organizatora, chorobę członka rodziny czy też przymusowe przesunięcie terminu urlopu przez pracodawcę współmałżonka, z którym planujemy wspólny wypoczynek.
Podsumowując, w sytuacji gdy w zakładzie pracy tworzone są plany urlopów, pracodawca może wymagać, żeby urlop został przez nas wykorzystany w ustalonym wcześniej terminie. W przeciwnym razie, tzn. wtedy, gdy datę urlopu uzgadnia się indywidualnie z pracownikiem i nie sporządza planu urlopów, każdą zmianę powinno się ustalić w ten sam sposób. Wtedy też pracodawca nie powinien odmawiać uwzględnienia wniosku o przesunięcie terminu urlopu z ważnej przyczyny, co może mieć miejsce w firmach, w których tworzy się plany urlopów.

Odwołanie pracownika z urlopu
Prawo przewiduje także możliwość zmiany terminu urlopu bez wniosku pracownika, a nawet wtedy, gdy ten nie ma zamiaru zmieniać swoich urlopowych planów. Podstawą takiej decyzji są jednak sytuacje wyjątkowe, kiedy nieobecność w pracy wypoczywającego pracownika mogłaby spowodować poważne zakłócenia w funkcjonowaniu zakładu pracy. Do takich wyjątkowych sytuacji zaliczyć możemy w szczególności konieczność usunięcia awarii lub prowadzenia akcji ratowniczej, a także otrzymanie pilnego zamówienia. Ważne jest jednak to, by takich szczególnych okoliczności, wymagających obecności urlopowicza, nie dało się przewidzieć w momencie rozpoczęcia przez niego urlopu. Tylko wtedy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu.
W takim przypadku odwołany z urlopu jest zobligowany do stawienia się we wskazanym przez pracodawcę miejscu. Jednocześnie na pracodawcy ciąży obowiązek pokrycia kosztów poniesionych w związku z odwołaniem urlopu pracownika (np. koszty pobytu w hotelu, koszty przejazdu).

Inne usprawiedliwione okoliczności
Warto wspomnieć, że do przesunięcia terminu urlopu, oprócz wymienionych wcześniej przyczyn, obliguje każda  usprawiedliwiona nieobecność pracownika. Zdarzenia i okoliczności, które usprawiedliwiają absencję w pracy,  określone zostały bowiem przepisami prawa. Zaliczamy do nich m.in. konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, tymczasowe aresztowanie czy odbywanie przez pracownika kary pozbawienia wolności.

Joanna Suszyńska, aplikantka radcowska