E-protokół z rozprawy

W coraz większej ilości sądów stopniowo wprowadzane są tzw. e-protokoły z rozprawy. Za pomocą sądowych urządzeń, przebieg rozpraw jest rejestrowany. W konsekwencji zamiast tradycyjnego protokołu pisemnego sporządzany zostanie plik video lub plik dźwiękowy. Zastosowanie nowoczesnych technik zapisu przebiegu czynności sądowych przyczynia się m.in. do usprawnienia postępowań sądowych i skrócenia czasu trwania rozpraw.

W jakich sprawach?
Nową postać protokołu spotkamy w sprawach cywilnych oraz w sprawach o wykroczenia. W postępowaniu karnym  przebieg rozprawy może zostać utrwalony, ale przed uruchomieniem urządzenia rejestrującego należy uprzedzić o tym fakcie osoby uczestniczące w czynności protokołowanej. Co ważne – protokół można ograniczyć do zapisu najbardziej istotnych oświadczeń.   Zapis obrazu lub dźwięku oraz przekład nagrania dźwiękowego staje się załącznikiem do protokołu. Zakończenie wdrożenia systemu cyfrowej rejestracji rozpraw dla wszystkich sądów apelacyjnych, okręgowych i rejonowych planuje się na rok 2017.

Zalety e-protokołu
Do głównych zalet wprowadzenia elektronicznych protokołów, oprócz skrócenia czasu trwania rozpraw, zaliczyć można obniżenie kosztów postępowania sądowego zarówno poprzez umożliwienie prowadzenia dowodu na odległość (wykorzystując wideokonferencje), jak i poprzez udostępnianie protokołu elektronicznego za pomocą portalu informacyjnego. Dodatkowo oddaje on rzeczywisty przebieg rozprawy, utrwalane są użyte przez uczestników postępowania sformułowania, bez zniekształcania wypowiedzi, ukazujące sposób mówienia i spontaniczność wypowiedzi. Dokładnie odzwierciedlony przebieg rozprawy zmniejsza ilość wniosków o sprostowanie protokołu.

Co się dzieje z protokołem papierowym?
Pisemna wersja protokołu zostaje zredukowana do krótkich opisów odnoszących się do najistotniejszych etapów posiedzenia sądowego. W praktyce pełni on rolę spisu tego, co miało miejsce na sali sądowej oraz ułatwia odnalezienie w nagraniu najważniejszych fragmentów posiedzenia sądowego. Obok siebie istnieją więc tradycyjna forma akt (papierowa – protokół pisemny) oraz uzupełniająca – elektroniczna, czyli nagranie z przebiegu rozprawy.

Transkrypcja e-protokołu
Wprowadzenie nowych rozwiązań informatycznych umożliwiło sporządzanie dosłownych przekładów wszystkich wypowiedzi, jakie miały miejsce podczas rozprawy, a które zostały utrwalone w protokole elektronicznym. Przewodniczący (w postępowaniu cywilnym) lub prezes sądu (w postępowaniu w sprawach o wykroczenia) może zarządzić sporządzenie transkrypcji odpowiedniej części protokołu elektronicznego, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia prawidłowego orzekania w konkretnej sprawie.
Sposób transkrypcji jest ściśle określony. Uwzględniane są w niej także znaczniki czasowe, które wskazują momenty wystąpienia poszczególnych części w protokole elektronicznym. Sporządzona zgodnie z regułami transkrypcja, po jej zatwierdzeniu, jest drukowana i zamieszczana w aktach sprawy. Stanowi ona również załącznik do protokołu elektronicznego.

Jak zapoznać się z nagraniem?
Strony i uczestnicy postępowania cywilnego mają prawo do zapoznania się z aktami sprawy oraz są uprawnieni do otrzymywania odpisów, kopii i wyciągów z akt sprawy. Mają więc także prawo do otrzymania z akt sprawy zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku (chyba że protokół został sporządzony wyłącznie pisemnie). Protokół elektroniczny udostępniany jest w postaci elektronicznej na portalu informacyjnym. Miejscem, w którym możliwe jest zapoznanie się z zapisem obrazu, możliwe jest także w budynku sądu. Jeżeli wydaniu zapisu obrazu i dźwięku sprzeciwia się ważny interes publiczny lub prywatny lub też posiedzenie odbyło się przy drzwiach zamkniętych, osoby uprawnione mają prawo do otrzymania z akt sprawy jedynie zapisu dźwięku.
Kwestie udostępnienia protokołu elektronicznego w sprawach o wykroczenia uregulowano w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie udostępniania stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z rozprawy w postępowaniu w sprawach o wykroczenia oraz wysokości opłaty za wydanie tego zapisu (Dz.U. z 214 r. poz. 1548).