Kiedy zagraniczna firma potrzebuje wsparcia prawników w Polsce?

Zagraniczna firma działająca w Polsce zwykle zakłada, że wsparcie prawne będzie potrzebne przy założeniu spółki, zakupie nieruchomości, umowie z dystrybutorem albo sporze sądowym. W praktyce równie ważny moment pojawia się wtedy, gdy sprawa zaczyna mieć wymiar karny, karnoskarbowy, regulacyjny albo reputacyjny. Wezwanie menedżera na przesłuchanie, przeszukanie biura, kontrola UOKiK, podejrzenie oszustwa pracowniczego, problem z sankcjami lub podatkami mogą szybko przełożyć się na blokadę operacyjną, ryzyko dla zarządu i konieczność raportowania do grupy. To materiał informacyjny, a nie porada prawna.

W wielu sprawach pierwszy sygnał wygląda niegroźnie: pismo z organu, prośba o dokumenty, kontakt od kontrahenta, anonimowe zgłoszenie, wewnętrzny audyt albo informacja z banku o wstrzymaniu transakcji. Dopiero później okazuje się, że temat może dotyczyć odpowiedzialności karnej, odpowiedzialności karnoskarbowej, naruszenia regulacji albo zabezpieczenia majątku.

Typowy proces obejmuje kilka etapów:

1. identyfikację ryzyka, czyli ustalenie, czy sprawa dotyczy tylko sporu cywilnego, czy także organów ścigania, podatków, AML, sankcji albo regulatora;
2. zabezpieczenie dokumentów i komunikacji, w tym korespondencji, danych księgowych, zapisów z systemów i uprawnień dostępu;
3. kontakt z organem lub drugą stroną, jeśli jest to konieczne i bezpieczne procesowo;
4. ochronę osób zarządzających, pracowników i spółki przed nieprzemyślanymi oświadczeniami;
5. przygotowanie decyzji biznesowych, takich jak zawieszenie płatności, wewnętrzne dochodzenie, zgłoszenie do ubezpieczyciela D&O, raport do centrali albo działania wobec kontrahenta.

Zagraniczna firma powinna rozważyć wsparcie prawników w Polsce, gdy sprawa może wymagać szybkiej reakcji przed polskim organem albo sądem. Lokalna procedura, język dokumentów i praktyka organów mają duże znaczenie, nawet jeśli decyzje strategiczne zapadają za granicą.

• Przeszukanie albo żądanie wydania dokumentów. Zgodnie z Kodeksem postępowania karnego organy mogą żądać wydania rzeczy i dokumentów, a w określonych sytuacjach przeprowadzić przeszukanie. Dla firmy oznacza to ryzyko przerwania pracy, utraty dostępu do urządzeń i niekontrolowanego ujawnienia danych wrażliwych.
• Wezwanie członka zarządu lub pracownika na przesłuchanie. Status osoby w postępowaniu ma znaczenie. Inne prawa i ryzyka ma świadek, inne podejrzany. W praktyce przed przesłuchaniem trzeba ustalić, czego dotyczy sprawa i czy osoba może korzystać z prawa do odmowy odpowiedzi na pytanie, odmowy zeznań albo odmowy składania wyjaśnień.
• Podejrzenie nadużyć wewnętrznych. Fraud, wyprowadzenie środków, naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa lub działanie na szkodę spółki może wymagać jednocześnie działań pracowniczych, dowodowych i karnych. Zbyt szybka konfrontacja z pracownikiem może utrudnić zabezpieczenie dowodów.
• Ryzyko karnoskarbowe. Błędy w VAT, WHT, cenach transferowych lub rozliczeniach celnych mogą mieć wymiar finansowy i osobisty. Odpowiedzialność karnoskarbowa często dotyczy konkretnych osób odpowiedzialnych za rozliczenia, nie tylko samej spółki.
• Kontrola UOKiK lub innego regulatora. Kontrola konkurencji, postępowanie dotyczące zmowy, przewagi kontraktowej albo naruszeń konsumenckich może łączyć aspekty administracyjne, karne i reputacyjne.
• Sankcje, AML i blokady bankowe. Jeżeli bank wstrzymuje płatność albo pyta o beneficjenta rzeczywistego, źródło środków lub powiązania kontrahenta, problem może szybko wpłynąć na płynność i relacje z grupą.
• Kryzys medialny lub reputacyjny. Publikacje dotyczące rzekomych naruszeń, zawiadomienie do prokuratury albo publiczny konflikt z kontrahentem wymagają spójnej reakcji prawnej i komunikacyjnej.

Polskie prawo karne i karnoskarbowe działa według własnych procedur. To, co w innej jurysdykcji jest standardową wymianą informacji z organem, w Polsce może zostać odebrane jako procesowe stanowisko spółki albo osoby fizycznej. Z kolei milczenie, brak reakcji lub przekazanie niepełnych dokumentów może zwiększyć ryzyko eskalacji.

Zgodnie z Kodeksem karnym odpowiedzialność karna co do zasady dotyczy osób fizycznych. W praktyce oznacza to, że w sprawach biznesowych na pierwszym planie często pojawiają się członkowie zarządu, dyrektorzy finansowi, lokalni menedżerowie, osoby odpowiedzialne za podatki, sprzedaż, compliance lub zamówienia. Spółka może natomiast ponosić konsekwencje finansowe, regulacyjne, kontraktowe i reputacyjne, a w określonych sytuacjach także odpowiedzialność jako podmiot zbiorowy.

Dla grupy międzynarodowej ważne jest także to, że dokumenty w Polsce powstają najczęściej po polsku, a organy prowadzą czynności w języku polskim. Tłumaczenie dokumentu nie wystarcza, jeśli centrala nie rozumie skutków procesowych. Dlatego wsparcie lokalnego zespołu powinno łączyć znajomość polskiej procedury z umiejętnością przełożenia ryzyka na decyzje zarządcze.

W pierwszych dniach sprawy zwykle nie chodzi o „wygranie” sporu, lecz o kontrolę nad procesem. Firma powinna ustalić, kto podejmuje decyzje, kto komunikuje się z organami, jakie dokumenty można udostępnić i jak chronić interesy spółki oraz osób fizycznych.

1. Ustal status sprawy. Trzeba sprawdzić, czy firma ma do czynienia z postępowaniem karnym, kontrolą administracyjną, kontrolą podatkową, kontrolą celno-skarbową, sporem cywilnym czy wewnętrznym incydentem.
2. Oddziel interes spółki od interesów osób fizycznych. W większości spraw interesy te są zbieżne, ale nie zawsze. Menedżer może potrzebować odrębnego obrońcy, zwłaszcza jeśli pojawia się ryzyko osobistej odpowiedzialności.
3. Zabezpiecz dokumenty. Należy wstrzymać rutynowe usuwanie danych, zachować korespondencję, ograniczyć dostęp tylko do potrzebnych osób i prowadzić rejestr działań.
4. Nie prowadź nieformalnego dochodzenia bez planu. Rozmowy z pracownikami, przegląd skrzynek i analiza danych muszą uwzględniać prawo pracy, ochronę danych i tajemnicę przedsiębiorstwa.
5. Przygotuj komunikację z centralą. Zarząd grupy potrzebuje krótkiej informacji: co się stało, jakie są terminy, jakie aktywa lub osoby są narażone i jakie decyzje są potrzebne.

• Założenie, że sprawę można prowadzić wyłącznie z centrali. W sprawach karnych i kontrolnych czas reakcji w Polsce bywa kluczowy, zwłaszcza przy przeszukaniu, zatrzymaniu dokumentów albo przesłuchaniu.
• Przekazanie dokumentów bez analizy. Część dokumentów może zawierać tajemnice, dane osobowe, informacje objęte poufnością kontraktową albo materiał wymagający dodatkowego wyjaśnienia.
• Traktowanie menedżera jak „przedstawiciela spółki” w każdej sytuacji. Jeśli osoba fizyczna jest narażona na odpowiedzialność, jej pozycja procesowa wymaga osobnej oceny.
• Zbyt późne zabezpieczenie dowodów. Dane z systemów, nagrania, logi i korespondencja mogą zostać nadpisane lub utracone, jeśli firma nie zareaguje szybko.
• Niespójna komunikacja. Inne stanowisko w piśmie do organu, inne w komunikacji do pracowników i inne w raporcie do grupy może osłabić wiarygodność firmy.

Jeżeli zagraniczna firma otrzymała pismo z organu, wykryła nadużycie albo spodziewa się kontroli, warto uporządkować działania przed podjęciem decyzji merytorycznych.

1. Wyznacz mały zespół kryzysowy po stronie spółki, obejmujący lokalny management, legal, compliance i finanse.
2. Zbierz podstawowe dokumenty: umowy, faktury, korespondencję, pełnomocnictwa, procedury, raporty audytowe i dane osób zaangażowanych.
3. Ustal najbliższe terminy procesowe lub regulacyjne, ponieważ część działań wymaga reakcji w dniach, a nie tygodniach.
4. Sprawdź, czy polisa D&O, cyber albo crime insurance wymaga szybkiego zgłoszenia incydentu.
5. Przygotuj jednolitą linię komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
6. Skonsultuj sprawę z lokalnym zespołem, który rozumie zarówno polskie prawo, jak i realia działania grup międzynarodowych.

Nie zawsze, ale w sprawach przed polskimi organami lokalne wsparcie jest zwykle potrzebne. Polska procedura, język czynności i praktyka organów wymagają znajomości lokalnych zasad. Najlepiej, gdy polski zespół współpracuje z globalnym counsel i tłumaczy ryzyka na język decyzji biznesowych.

Nie musi tak być. Wezwanie może dotyczyć roli świadka, ale może też sygnalizować szersze zainteresowanie organów działalnością firmy. Przed przesłuchaniem warto ustalić zakres sprawy i status osoby, która ma składać zeznania lub wyjaśnienia.

Należy zweryfikować podstawę czynności, osoby prowadzące czynność i zakres żądanych dokumentów. Pracownicy powinni wiedzieć, kogo powiadomić i jak zachować się spokojnie. W praktyce pomoc prawnika na miejscu lub zdalnie może ograniczyć chaos i ryzyko przekazania materiałów poza zakresem żądania.

Może, ale sposób prowadzenia dochodzenia ma znaczenie. Przegląd poczty, rozmowy z pracownikami i analiza danych muszą uwzględniać przepisy o ochronie danych, prawo pracy, tajemnicę przedsiębiorstwa i potencjalne postępowanie karne.

Ryzyko karnoskarbowe pojawia się, gdy nieprawidłowość podatkowa może być przypisana konkretnej osobie odpowiedzialnej za rozliczenia lub decyzje finansowe. Dotyczy to na przykład nierzetelnych deklaracji, faktur, rozliczeń VAT, WHT lub obowiązków sprawozdawczych.

To zależy od rodzaju pisma i etapu sprawy. Czasem szybki kontakt porządkuje sytuację, a czasem lepiej najpierw przeanalizować dokumenty i ustalić stanowisko. Nieprzemyślana odpowiedź może mieć skutki procesowe.

Warto szukać zespołu, który łączy doświadczenie w prawie karnym gospodarczym, sporach, podatkach, compliance i obsłudze międzynarodowych klientów. Jeśli firma szuka lokalnego partnera typu law firm poland, istotne będzie nie tylko doradztwo prawne, ale też umiejętność pracy z zarządem, centralą i in-house counsel.

Sprawy karne i regulacyjne w biznesie rzadko są wyłącznie problemem prawnym. Zwykle wpływają na płatności, relacje z kontrahentami, pracowników, raportowanie do grupy i reputację. Jeżeli sprawa jest pilna, warto porozmawiać z obrońcą lub zespołem procesowym, zanim firma przekaże dokumenty albo zajmie stanowisko wobec organu.

Więcej informacji o wsparciu dla zagranicznych firm działających w Polsce można znaleźć na stronie https://lawyersinpoland.com/, prowadzonej przez zespół doradzający międzynarodowym klientom w sprawach biznesowych, sporach i sytuacjach kryzysowych.

• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny.
• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego.
• Ustawa z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy.
• Ustawa z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.
• Ustawa z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów.
• Ustawa z dnia 17 listopada 2021 r. o przeciwdziałaniu nieuczciwemu wykorzystywaniu przewagi kontraktowej w obrocie produktami rolnymi i spożywczymi.
• Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
• Ustawa z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
• Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

/Artykuł sponsorowany