Obowiązkowe elementy faktury VAT Wystawiając faktury umieszczamy na nich szereg informacji. Część z

Wystawiając faktury umieszczamy na nich szereg informacji. Część z nich jest wymagana dla ważności dokumentu, a część to dane dodatkowe, których faktura zawierać nie musi. Sprawdźmy zatem, jakie informacje powinny znaleźć się na dokumencie potwierdzającym transakcję gospodarczą. 

  Dane sprzedawcy i nabywcy Podstawową informacją, jaką musimy umieścić na fakturze, są informacje identyfikujące strony transakcji – sprzedawcy i nabywcy. Przy osobach fizycznych będzie to imię, nazwisko, ewentualnie dodatkowe określenie oraz adres zamieszkania. Dopuszcza się tu także wskazanie innego miejsca, np. miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, jeśli ujawnione zostało w rejestrze Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczych.  Jeżeli stroną transakcji jest osoba prawna, to oprócz jej nazwy podać należy adres jej siedziby.     NIP Sprzedawca na fakturze zawsze umieszcza swój Numer Identyfikacji Podatkowej (w obrocie unijnym poprzedzony symbolem PL). NIP nabywcy musimy zamieścić na fakturach pomiędzy przedsiębiorcami dokumentującymi obrót gospodarczy oraz na fakturach uproszczonych. Nie ma takiego obowiązku w sytuacjach, gdy sprzedaż następuje na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (konsumenta). Posługuję się ona bowiem numerem PESEL, którego nie musimy umieszczać na fakturze.  Numer faktury Aby móc odtworzyć kolejność wystawienia poszczególnych faktur, każdej z nich musimy nadać indywidualny numer, po którym jednoznacznie można będzie je zidentyfikować. W tym celu musimy przyjąć jednolity system ich numerowania i konsekwentne go stosować do wszystkich dokumentów. Cyfry można przeplatać literami czy też tworzyć serie faktur.  Co ważne – faktury wystawione później powinny być opatrzone numerem wyższym niż faktury wystawione wcześniej, by zachować ciągłość i uniknąć wątpliwości co do kolejności ich wystawienia.    Data  Kolejnym elementem, który należy umieścić na fakturze, jest data dokonania sprzedaży bądź wykonania usługi (ewentualnie data otrzymania zaliczki). Pod pojęciem sprzedaży kryć się może również odpłatna dostawa towarów, świadczenie usług czy też eksport towarów. Jeżeli data ta jest tożsama z datą wystawienia faktury, to zawarcie takiej informacji nie jest konieczne.   Przedmiot transakcji  Bardzo istotną informacją jest określenie przedmiotu transakcji. W tym miejscu powinniśmy wskazać nazwę zakupionego towaru lub usługi.  Co prawda ustawodawca nie wprowadził jednolitego systemu podawania nazw, jednakże warto stosować takie wyrażenia, które umożliwią osobom trzecim stwierdzenie co było przedmiotem transakcji. Ponadto przy sprzedaży towaru opis zawierać musi także ilość i zastosowaną miarę (np. w sztukach), a przy świadczeniu usług – ich zakres.   Cena zakupu  Jednym z najistotniejszych elementów faktury jest podanie ceny jednostkowej netto towaru lub usługi (bez kwoty podatku). Oprócz tego musimy uwzględnić także stawkę podatku i jego kwotę (od sumy wartości przedmiotu sprzedaży), wysokość obniżek i rabatów. Ważne jest także określenie całej kwoty należności ogółem. Należy pamiętać o tym, iż kwoty podatku określa się w walucie polskiej, nawet wtedy, gdy podajemy ją w walucie obcej – należy ją wtedy odpowiednio przeliczyć.   Elementy nieobowiązkowe Faktury zawierają zwykle szereg informacji dodatkowych, których pojawienie się lub ich brak nie wpływa na ważność dokumentu. Nie musimy umieszczać na nich m.in. jej nazwy (np. „faktura VAT”), ponieważ jedynie zawartość dokumentu decyduje o tym, czy ten fakturą jest czy też nie. Zbędne są także oznaczenia „oryginał” i „kopia”. Obecnie fakturę należy wystawić w dwóch egzemplarzach, a jeden z nich przekazać naszemu kontrahentowi. Niewymagane jest również wskazanie sposobu płatności oraz numeru konta bankowego.  W praktyce informacja taka pomaga uniknąć problemów i przyspiesza płatność, dlatego warto ją zamieścić na dokumencie. Konieczne nie jest także umieszczanie przy rodzaju transakcji symbolu Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Należy zapamiętać także to, iż faktura bez podpisu oraz bez przybitych pieczątek jak najbardziej jest ważna.  W naszym interesie jest jednak to, by nasz kontrahent podpisał fakturę – może się to stać pomocne podczas ewentualnego sporu sądowego dotyczącego danej transakcji.    Joanna Suszyńska,  radca prawny