Mecenas radzi

– Prowadzę działalność gospodarczą. Posiadam wielu kontrahentów. Chciałbym uzyskać informację, czy mogę wystawiać im faktury w formie elektronicznej? Jakie są wymogi takiej faktury? Czy faktury takie muszą być opatrzone podpisem elektronicznym, czy też wystarczy jeśli zeskanuję na nich swój podpis? Proszę także o informację, czy muszę mieć zgodę moich kontrahentów na wysyłanie im faktur w taki sposób?

Już od kilku lat istnieje możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej. Z nowym rokiem w zakresie elektronicznego wystawiania faktur zaszło jednak kilka istotnych zmian. Uchylono dotychczas obowiązujące rozporządzenie ministra finansów z dnia 28 marca 2011 r., które regulowało wspomnianą materię. Zasady wystawiania faktur określają obecnie nowo dodane przepisy art. 106a-106q Ustawy o podatku od towarów i usług.

Faktura elektroniczna
Definicję faktury elektronicznej określa art. 2 pkt 32 Ustawy o VAT. Pod pojęciem tym rozumieć należy fakturę, która została wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
By faktura mogła zostać uznana za fakturę elektroniczną, musi być wystawiona w formie elektronicznej. Ustawa nie narzuca wystawcy faktury formatu, w jakim faktura może zostać wystawiona. Dozwolone jest więc wykorzystanie w tym zakresie każdego z dostępnych formatów plików. W praktyce najkorzystniejsze będzie posługiwanie się formatem, który uniemożliwia wprowadzenie przez adresata do faktury zmian, np. plikiem w formacie pdf.
Faktura musi zostać również doręczona adresatowi w formie elektronicznej. Możliwe jest przesłanie jej adresatowi w formie wiadomości e-mail. Możliwe jest także rozwiązanie, w ramach którego adresat samodzielnie pobierze fakturę z udostępnionego mu w tym celu serwera.
Nie ma wymogu, by faktura elektroniczna musiała być podpisana podpisem elektronicznym. Brak jest również konieczności opatrzenia faktury skanem oryginalnego podpisu wystawcy faktury. Wymogu takiego nie formułują przepisy prawa. Do faktury elektronicznej zastosowanie mają ogólne reguły wystawiania faktur. Musi więc zawierać ona wszystkie elementy tożsame jak przy fakturze tradycyjnej. Podpis zaś nie jest elementem koniecznym faktury.

Zgoda odbiorcy faktury
Od nowego roku wystawianie faktur w formie elektronicznej wymaga zgody odbiorcy faktury. Przepisy nie określają jednak formy, w jakiej zgoda ta ma być wyrażona. Przyjąć tym samym należy, że zgoda ta może być wyrażona obecnie w każdy dopuszczalny prawem sposób. Możliwe jest poinformowanie kontrahenta w drodze wiadomości mailowej o zamiarze wystawiania faktur tą drogą oraz zwrotne przesłanie drogą mailową akceptacji takich zasad przez kontrahenta. Możliwe jest zawarcie stosownego porozumienia w tej kwestii w zawieranej pomiędzy stronami umowie, ewentualnie wyrażenie takiej zgody w sposób pisemny, jako oświadczenie odbiorcy faktury. W praktyce możliwe jest również przyjęcie tzw. akceptacji dorozumianej. Przyjmuje się, że adresat wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, jeśli otrzymuje fakturę elektroniczną i reguluje płatność z niej wynikającą. Kolejne faktury można również wysyłać w tej samej formie, przyjmując dorozumianą zgodę odbiorcy na wystawiania faktur w tej formie.

Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury
Trzeba również pamiętać, że wystawca faktury elektronicznej zobowiązany jest zapewnić, by faktura ta spełniała pewne dodatkowe wymagania. Faktura elektroniczna winna być wystawiona w sposób pozwalający na zapewnienie autentyczności jej pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Pod pojęciem autentyczności pochodzenia faktury rozumieć należy pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zapewnienie integralności treści polega na sporządzeniu faktury w formie, która uniemożliwia wprowadzenie w niej zmian co do elementów, które winna zawierać faktura.  Zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury nastąpić powinno za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Ustawa nie określa tego pojęcia. Zasadne jest więc stosowanie wszelkiego typu rozwiązań, które pozwolą na zapewnienie, by faktura docierała do kontrahenta w formie nie zmienionej.

Adw. Maciej Witkowski